발주서에 반드시 합의할 수량·납기·변경·불량 처리

01

발주서는 제품 기준과 함께 보냅니다

발주서에는 거래 당사자, 제품 품번, 사양 버전, 색상·사이즈별 수량, 단가와 금액을 적습니다. 작업지시서와 승인 샘플을 별도 첨부한다면 파일명과 승인일을 명시해 어떤 기준이 계약 내용인지 연결하세요.

총수량만 적으면 인기 사이즈가 부족하고 다른 사이즈가 남는 문제가 생길 수 있습니다. 색상과 사이즈를 교차한 수량표를 보내고, 추가 생산이나 수량 변경이 허용되는 범위도 사전에 정합니다.

02

납기는 도착 기준인지 출고 기준인지 정합니다

‘11월 10일 납기’가 공장 출고일인지 판매자 창고 입고일인지에 따라 준비 시간이 달라집니다. 원단 도착, 재단 시작, 중간 점검, 완성, 검수, 출고 일정을 나누고 최종 판매 일정에서 거꾸로 여유를 확보하세요.

지연이 예상될 때 누구에게 언제 알릴지도 정합니다. 일부 수량 선출고가 가능한지, 추가 운송비를 누가 부담하는지, 시즌이 지나 판매가 어려워질 때 어떻게 협의할지를 미리 적어 두면 긴급 상황에서 판단이 빨라집니다.

03

결제 조건과 증빙을 함께 확인합니다

선금·중도금·잔금의 기준일과 지급 조건을 확인하고, 세금 포함 여부와 증빙 발급 방식을 명확히 합니다. 자재를 누가 구매하는지에 따라 잔여 원단·부자재의 소유와 반환 방식도 달라질 수 있습니다.

발주 취소 또는 사양 변경으로 이미 투입된 비용이 생길 때 어떤 자료로 확인할지 정하세요. 무조건 무료 수정이나 전액 환불처럼 실행이 어려운 조건 대신 실제 공정 진행 정도와 비용 근거를 확인할 수 있게 합의합니다.

04

불량 처리에는 확인 방법이 필요합니다

합격 기준, 검사 시점, 이의 제기 방법, 사진·실물 확인 절차와 재작업·교환·정산 방식까지 적습니다. ‘불량은 공장 책임’이라는 한 문장으로는 경계가 불명확합니다. 승인 사양과 실제 결과의 차이를 기준으로 원인을 조사해야 합니다.

판매자가 제공한 원단 문제와 봉제 문제, 운송 중 손상을 구분할 자료를 남기세요. 분쟁 가능성이 큰 거래이거나 제조위탁 관련 법 적용 여부가 문제되는 경우에는 거래 구조와 규모에 맞는 별도 검토를 받는 것이 좋습니다.

05

구두 변경도 문서로 마감합니다

급한 전화로 변경을 합의했다면 통화 후 변경 내용, 추가 비용, 일정 영향과 승인자를 정리해 상대방에게 확인받습니다. 공장이 알아서 처리할 것으로 생각하는 항목이 많을수록 서로 다른 해석이 생깁니다.

거래 종료 후에는 실제 납기, 수량 차이, 불량 원인, 정산 결과를 기록하세요. 다음 발주에서 문제가 반복되지 않도록 양식과 합의 문구를 개선하고, 잘 지켜진 조건도 남겨 협력 기준으로 활용합니다.

06

사례: 발주 후 색상을 바꾸고 싶을 때

원단 염색을 시작한 뒤 판매자가 색상을 바꾸려 한다고 가정해 봅시다. 새 색상만 전달하면 기존 자재 비용, 다시 제작하는 기간과 최소 수량이 남습니다. 우선 현재 공정이 어디까지 진행되었는지 확인하고 취소 가능한 비용과 이미 발생한 비용을 구분합니다.

변경안에는 원래 발주번호, 대상 색상·수량, 새 사양, 비용 변화, 납기 변화와 기존 자재 처리 방법을 적습니다. 생산자가 이를 확인한 뒤 승인된 범위만 진행하도록 하고, 구두 협의 뒤에는 같은 내용을 문서로 남기세요.

변경으로 출시가 늦어질 경우 물류·촬영·판매 일정도 함께 바뀝니다. 구매 담당자만 변경을 알고 영업팀이 원래 날짜로 판매를 시작하지 않도록 관련자에게 배포합니다. 거래 종료 때 변경 비용을 원래 발주금과 구분해 정산하면 누락을 줄일 수 있습니다.

07

발주 전 마지막 대조표

발주서의 품번·사양 버전과 작업지시서·승인 샘플이 일치하는지 확인합니다. 색상·사이즈 합계와 총수량, 수량에 단가를 곱한 금액, 세금·운송 등 추가 항목을 다시 계산하고 거래 당사자의 명칭과 지급 계좌 정보는 확인된 자료를 사용합니다.

검수 담당자, 납품 장소, 납품 시간 제한, 박스 표기와 포장 단위를 물류 담당자와 확인하세요. 제품 자체는 맞아도 창고에서 구분하기 어려운 포장이면 입고 지연과 추가 작업이 생길 수 있습니다. 필요한 요구를 생산 완료 뒤에 처음 제시하지 않습니다.

발주 승인자는 조건을 읽고 책임 범위 내에서 결정해야 합니다. 거래 규모나 위험이 크면 표준 양식을 그대로 쓰기보다 계약 전문가에게 구조를 확인하고, 법정 서면 의무 등 적용되는 요건이 있는지도 별도로 검토하세요.